Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 1
Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby zapisy Umowy uwzględniały możliwość wprowadzania zapisów  w zakresie zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w poniższych przypadkach: 

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
Zwracamy uwagę, że umowy zawierane na okres dłuższy ( niż 12 miesięcy), bywają w pewnych okolicznościach (przykładowo w okresie na przełomie roku) wrażliwe na wpływ czynników makroekonomicznych, zatem konieczność zawierania postanowień o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy jest jak najbardziej uzasadniona.
Bez wątpienia istotnym celem wprowadzenia ww. zmian jest zapewnienie bezpieczeństwa zatrudnienia i godnego wynagrodzenia wszystkim tym pracownikom wykonawcy, którzy zostali zaangażowani do realizacji określonego zamówienia publicznego. Taka postawa pozwoli wzmocnić nie tylko rynek pracy, ale także prawidłową wycenę ofert oraz sposób realizacji zamówienia. Troska o należyte wynagrodzenie wykonawcy niejednokrotnie może się przełożyć na jakość oraz efektywność realizowanych przez wykonawców zamówień, o którą od dawna tak bardzo zabiegają instytucje zamawiające.
 
Odpowiedź
Zamawiający dopuszcza zmiany cen jednostkowych podanych w ofercie wyłącznie w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT – informacja zawarta w rozdziale XXI Istotne dla stron postanowienia umowy pkt 20.
Zamawiający nie dopuszcza zmiany cen jednostkowych podanych w ofercie w innych przypadkach niż podany powyżej.
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 2
Czy zamawiający dopuszcza zmianę cen usług pocztowych w trakcie trwania Umowy w przypadku ich akceptacji przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe ? 

Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza zmiany cen usług pocztowych w trakcie trwania Umowy. Ceny jednostkowe wskazane w ofercie wykonawcy będą obowiązywały przez cały okres realizacji usługi. Zamawiający dopuszcza zmiany cen jednostkowych podanych w ofercie wyłącznie w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 3
Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt. 9 Zamawiający zawarł zapis: „Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki potwierdzone przez adresata ( zwrotne poświadczenie odbioru), niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia."
Na podstawie art. 47 ustawy Prawo pocztowe Minister właściwy do spraw łączności określił warunki wykonywania usług powszechnych, obejmujące m. in. wskaźniki czasu przebiegu przesyłek w obrocie krajowym (Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r, poz. 545). W załączniku nr 1 do wymienionego Rozporządzenia określony został czas przebiegu przesyłek listowych niebędących przesyłkami listowymi najszybszej kategorii (m. in. potwierdzenie odbioru) na poziomie D+5 (97% przesyłek) oraz D+3 (85% przesyłek), gdzie D+X oznacza liczbę dni od dnia nadania przesyłki do dnia jej doręczenia. W załączniku wskazano również udział liczby przesyłek pocztowych doręczonych w określonym terminie do ogólnej liczby nadanych przesyłek pocztowych, wyrażony w procentach.
Ze względu na wskaźniki procentowe, zgodnie z którymi Wykonawca, będący operatorem wyznaczonym, zobowiązanym do stosowania wymienionego Rozporządzenia, nie jest zobligowany do zachowania terminu 7-dniowego w 100%, Wykonawca wnioskuje, aby Zamawiający zmodyfikował zapis dotyczący terminu doręczania potwierdzeń odbioru oraz uwzględnił przepisy Rozporządzenia.
Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę zapisu na:
„Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki potwierdzone przez adresata
(zwrotne potwierdzenie odbioru) na ustalonym druku, niezwłocznie po dokonaniu ich doręczenia"
 
Odpowiedź
Zamawiający dokonuje zmiany zapisu dotyczącego terminu doręczenia do siedziby zamawiającego pokwitowania odbioru przesyłki o którym mowa w rozdz. I  pkt.9 Zaproszenia do złożenia oferty. Zapis po zmianie: „Wykonawca będzie doręczał do siedziby zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki potwierdzone przez jej adresata (zwrotne poświadczenie odbioru), niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki"
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 4  
Zamawiający w Istotnych dla stron postanowieniach Umowy rozdz. XXI  pkt.4. określa termin obowiązywania Umowy do dnia 31.03.2018 r. natomiast w opisie oferowanych usług pocztowych w kolumnie „D" wskazuję okres obowiązywania Umowy  ( 36 miesięcy) natomiast w pkt. 19 i 20 wskazuję termin 10 miesięcy. Wykonawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie,  iż mowa o terminie obowiązywania umowy  do dnia 31.01.2018 r. 
 
Odpowiedź
Zamawiający dokonuje zmiany zapisu dotyczącego terminu obowiązywania umowy w Istotnych dla stron postanowieniach Umowy rozdz. XXI pkt.4 Zaproszenia do złożenia oferty. Zapis po zmianie „Umowa obowiązuje od dnia ……04.2017 r. do dnia 31.01.2018 r. lub wcześniejszego wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia przysługującego wykonawcy z tytułu realizacji umowy, zgodnie ze złożoną przez niego ofertą".
Zamawiający dokonuje zmiany zapisu w Formularzu ofertowym w części Opis oferowanych usług pocztowych w nagłówku kolumny „D"  tabeli. Zapis po zmianie: „Szacowana ilość korespondencji lub usług przez cały okres  obwiązywania umowy (10 miesięcy)"
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 5 
Zamawiający w Istotnych dla stron postanowieniach Umowy rozdz. XXI  pkt. 27 wskazuje, że w  przypadku nieterminowego odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej
w wysokości 0,5% miesięcznej kwoty za usługę odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego za każdy dzień zwłoki.
Zamawiający bezwzględnie wymaga realizacji usługi odbioru przesyłek i jednocześnie nie uwzględnia w treści Istotnych dla stron postanowieniach Umowy okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę. Wśród nich można wymienić w szczególności działania siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiające wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części (np. władcze działania organów państwowych, samorządowych oraz organizacji międzynarodowych, zmiana przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub na jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne, działalność przestępczą osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody). Dodatkowo należy wskazać nadzwyczajne okoliczności o charakterze zewnętrznym pozostające poza kontrolą Wykonawcy, których nie można przewidzieć, a które ze względu na wywierane skutki uniemożliwiają, bądź znacznie utrudniają wykonanie usługi odbioru przesyłek.
Czy Zamawiający uwzględni wyłączenie odpowiedzialności Wykonawcy, w przypadku wystąpienia okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę?
 
Odpowiedź
Zamawiający dokonuje zmiany zapisu dotyczącego naliczania kar umownych w  rozdz. XXI  Istotnych dla stron postanowieniach Umowy pkt. 27 wprowadzając  dodatkowy zapis po kropce. Zapis po zmianie:
„W przypadku nieterminowego odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 0,5% miesięcznej kwoty za usługę odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego za każdy dzień zwłoki. Kara umowna nie zostanie naliczona jeżeli nieterminowy odbiór przesyłki nastąpił z przyczyn spowodowanych okolicznościami niezawinionymi przez Wykonawcę o ile wykonawca wykaże, że nieterminowy odbiór przesyłek spowodowany był takimi właśnie okolicznościami."
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 6  
Zamawiający w Istotnych dla stron postanowieniach Umowy rozdz. XXI  pkt. 28,29,30 określił odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług będących przedmiotem zamówienia, przewidując także nieuzasadnione dla Wykonawcy kary umowne.
Wskazujemy, iż zwłaszcza w odniesieniu do operatora wyznaczonego, takie określenie zasad odpowiedzialności nosi znamiona naruszenia przepisów bezwzględnie obowiązujących. Zgodnie z założeniem zaproszenia do złożenia oferty, usługi stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą wobec przesyłek, których realizacja oparta jest m.in. na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe, tym samym Wykonawca jako operator wyznaczony jest zobowiązany do stosowania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych przepisów Rozdziału 8 ustawy Prawo pocztowe. Zgodnie z art. 87 w/w ustawy do odpowiedzialności operatorów za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.
Zatem w przypadku wykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej w pierwszej kolejności znajdą zastosowanie przepisy ustawy Prawo pocztowe i dopiero w przypadku przeprowadzenia trybu reklamacyjnego (uregulowanego w/w przepisami) nadawcy przysługuje prawo dochodzenia roszczeń przewidzianych ustawą na drodze sądowej. W art. 88-90 ustawodawca przewidział ścisły katalog wysokości odszkodowań oraz przypadków, kiedy operator pocztowy zobligowany jest do jego wypłaty.
Rozszerzenie odpowiedzialności operatora pocztowego zostało przewidziane jedynie w art. 87 ust. 5, zgodnie z którym operator pocztowy odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej w zakresie określonym ustawą, chyba że niewykonanie lub nienależyte jej wykonanie:
1) jest następstwem czynu niedozwolonego;
2) nastąpiło z winy umyślnej operatora;
3) jest wynikiem rażącego niedbalstwa operatora.
Zatem jedynie w w/w przypadkach operator pocztowy może podlegać odpowiedzialności szerszej aniżeli wynikająca
z przepisów prawa pocztowego.
Podkreślenia wymaga, że w Kodeksie cywilnym w art. 471 występuje pojęcie "niewykonanie zobowiązania", co odnosi się dokładnie do pojęcia "niewykonanie zamówienia" w ustawie o zamówieniach publicznych. Zdarzenie to występuje tylko wtedy, gdy świadczenie określone w umowie nie zostało w ogóle wykonane.
W tym samym artykule Kodeksu cywilnego mamy pojęcie "nienależytego wykonania zobowiązania",
a w art. 472 pojęcie "niezachowanie należytej staranności". Oba te określenia należy przypisać pojęciu użytemu w ustawie, a mianowicie "wykonanie zamówienia z nienależytą starannością". Określenie to jest tak pojemne, że niemożliwe jest określenie wszystkich sytuacji, w których ono występuje. Dokonując jednak dla jasności uogólnienia, można stwierdzić, że o nienależytym spełnieniu świadczenia możemy mówić w aspekcie niezachowania terminu spełnienia świadczenia, czy też wadliwości świadczenia. Należy do naszego uogólnienia dodać jeszcze, że w Kodeksie cywilnym pojęcie "niezachowanie należytej staranności" rozumiane jest jako synonim winy w postaci niedbalstwa. Skoro tak, to zakres odpowiedzialności
z tytułu kary umownej pokrywa się w pełni z zakresem ogólnej odpowiedzialności dłużnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania (art. 471 kodeksu cywilnego).
Czy zatem z uwagi na niezgodność postanowień zaproszenia z przepisami bezwzględnie obowiązującymi
w przedmiotowym zakresie, Zamawiający dopuszcza wykreślenie wygórowanej w ocenie Wykonawcy postanowień zawartych w pkt. 28,29,30 i oparcie odpowiedzialności Wykonawcy głównie na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku?
 
Odpowiedź
Zamawiający nie dokona żadnych zmian w  rozdz. XXI  Istotne dla stron postanowienia umowy pkt. 28, 29, i 30.
Zakres odpowiedzialności wykonawcy wynikający z w/w punktów nie wkracza w zakres odpowiedzialności wykonawcy za nienależyte świadczenie usługi wynikający z ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. prawo pocztowe  o którym mowa w art. 88- 90, a tym samym zgodnie z art. 87 ust. 1 mają tu zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.  Zamawiający w pkt 30 Istotnych dla stron postanowień umowy wyraźnie wskazał, iż naliczy karę wyłącznie w przypadku jeżeli odstąpienie od umowy nastąpi z winy wykonawcy. Tym samym spełniony został warunek wynikający z art.87 ust. 5 ustawy prawo pocztowe. W pkt 28 zamawiający określił przyczyny z powodu których przysługiwało mu będzie odstąpienie od umowy, w opinii zamawiającego przyczyny te są w pełni uzasadnione gdyż odnoszą się wyłącznie do sytuacji:

 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 7 
W przesłanym zaproszeniu do złożenia oferty poz. dot. listów i paczek pocztowych Zamawiający wyszczególnia przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii i przesyłki najszybszej kategorii (ekonomiczne i priorytetowe). Czy Zamawiający może potwierdzić, że jako przesyłki najszybszej kategorii należy rozumieć przesyłki doręczane
w deklarowanym terminie D+1 (gdzie D oznacza dzień nadania przesyłki do godz. 15:00), a przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii  to przesyłki doręczane w deklarowanym terminie D+3 (gdzie D oznacza dzień nadania przesyłki do godz. 15:00)?
 
Odpowiedź
Zamawiający informuje, że przesyłki o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia tj. przesyłki najszybszej kategorii oraz przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii należy rozumień jako przesyłki, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego z dnia 29 kwietnia 2013r. (Dz.U. z 2013 r. poz.545) i dostarczać je zgodnie z przepisami tego rozporządzenia.
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 8 
 Czy Zamawiający byłby skłony na wyrażenie zgody na zmianę formy otrzymywania faktur VAT bezpośrednio z systemu fakturującego Wykonawcy? Wygenerowane e-faktury w formacie PDF były by automatycznie wysyłane na wskazane przez  Zamawiającego adresy e-mailowe.
 
Odpowiedź
Zamawiający w Zaproszeniu do złożenia oferty nie określił formy w jakiej wykonawca będzie zobowiązany dostarczać faktury VAT za realizacje zamówienia. Formę w jakie faktura VAT będzie przekazywana zamawiającemu ustali wykonawca wybrany do realizacji zamówienia, może być to zarówno forma papierowa jak i elektroniczna takiego dokumentu, a więc również e-faktura w formacie PDF automatycznie wysyłana na wskazany przez Zamawiającego adresy e-mailowe.
 
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 9 
 Czy Zamawiający dopuszcza zastosowanie programu elektronicznego – EN (elektroniczny nadawca). Elektroniczny Nadawca (EN) to internetowa aplikacja, która powstała z myślą, aby usprawnić proces nadawania przesyłek pocztowych. Umożliwia elektroniczny proces nadawania przesyłek. Za pomocą tego programu, jest możliwość samodzielnego generowania dokumentów nadawczych, tworzenia książki adresowej – łatwe zarządzanie własną bazą odbiorców (adresatów), generowania nalepek adresowych. Aplikacja dokonuje automatycznego przekazywania i odbierania plików z informacjami o nadawanych przesyłkach, komunikując się bezpośrednio z  placówką pocztową wskazaną w umowie.  Wszystkie przesyłki nadane za pomocą aplikacji można śledzić z jej panelu lub generować poprzez zbiorczy raport w formacie xls.
 
Odpowiedź
Zamawiający dopuszcza możliwość stosowania aplikacji elektronicznych usprawniających proces nadawania przesyłek pocztowych o ile aplikacje ta będą odpowiadały możliwościom sprzętowym zamawiającego i zostaną udostępnione przez wykonawcę nieodpłatnie.
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 10  Czy Zamawiający dopuszcza możliwość, aby świadcząc usługi w ramach niniejszego postępowania Wykonawca umieszczał przesyłki Zamawiającego w innych kopertach, w tym zawierających inne nadruki niż Zamawiającego ?
 
Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza możliwości, aby świadcząc usługi w ramach niniejszego postępowania Wykonawca umieszczał przesyłki Zamawiającego w innych kopertach, w tym zawierających inne nadruki niż Zamawiającego.
 
Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 11 
Czy Zamawiający dopuszcza sytuację nadania przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego przesyłek
w toku postępowań administracyjnych, postępowań podatkowych, postępowań sądowych oraz postępowań sądowo-administracyjnych ?
 
Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza sytuacji nadania przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego przesyłek w toku postępowań administracyjnych, postępowań podatkowych, postępowań sądowych oraz postępowań sądowo-administracyjnych.